Od czego zależą niezbędne formalności? Na przykład od wysokości budynku. Jeśli nasz dom nie przekracza wysokości maksymalnej 12 m, to przeprowadzane prace dociepleniowe wystarczy tylko zgłosić odrębnym pismem. Jeśli natomiast konstrukcja domu przekracza już tę wysokość, niezbędne będzie uzyskanie pozwolenia na budowę, które umożliwi docieplenie wyższych stref budynku. Aby mieć pewność, że postępujemy zgodnie z polskim prawem budowlanym, wystarczy zajrzeć do art.29 ust. 2 pkt 4.
Zgłoszenie przeprowadzanych prac dociepleniowych jest znacznie łatwiejsze aniżeli otrzymanie pozwolenia na budowę. W pierwszym przypadku wystarczy złożyć wniosek do odpowiedniego starosty oraz oświadczenie o tym, że to my posiadamy prawo do dysponowania danym gruntem. W takim zgłoszeniu przedstawiamy metodę przeprowadzania prac oraz wykaz materiałów, z jakimi będziemy pracować. Na odpowiedź starosty poczekamy do 30 dni roboczych.
Warto pamiętać, że urzędnik nie ma obowiązku odpowiadać na nasze zgłoszenie pisemnie. Jeśli po upływie 30 dni nie otrzymamy odpowiedzi od starostwa, oznacza to tzw. milczącą zgodę. Wówczas możemy rozpocząć prace.
Otrzymanie pozwolenia na budowę jest już dużo bardziej skomplikowane. Przede wszystkim bardzo zniechęcająca jest liczba niezbędnych do tego dokumentów:
− wniosek o pozwolenie na budowę,
− po 4 egzemplarze projektu budowlanego, a także zaświadczenie projektanta o tym, że należy do danej izby samorządu zawodowego,
− świadczenie, które potwierdzi prawo do dysponowania daną nieruchomością,
− decyzję o warunkach zabudowy. 
Pracom związanym z dociepleniem budynku często towarzyszy również wymiana starej stolarki okiennej lub drzwiowej. Tutaj często pojawia się sporna kwestia dotycząca konieczności zgłoszenia tego faktu do starostwa. Wątpliwość ta wynika z dylematu, czy wymianę takich materiałów uznać należy za remont, czy też za bieżącą konserwację. Drugi przypadek nie wymaga od nas praktycznie żadnych formalności, z kolei remont powinien być zawsze zgłaszany najpierw staroście w celu uzyskania od niego zgody. Dopiero później możemy wykonywać zaplanowane prace.
Według wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 29 maja 2008 (II SA/Lu 202/08): „Wymiana stolarki okiennej lub drzwiowej z zachowaniem takich samych wymiarów jak stolarka wymieniana stanowi remont w rozumieniu art. 3 pkt 8 ustawy z 1994 r. Prawo budowlane”.
Niestety już w innym przepisie przeczytamy, że sama wymiana stolarki przy zachowaniu takich samych wartości dotyczących np. otworu okiennego nie jest ingerencją w strukturę budynku, co sprawia, że nie może być uznawana za tradycyjny remont. W prawidłowym rozumieniu będzie zatem zawsze tylko konserwacją.
Podsumowując, aby posiadać pełną dokumentację techniczną w zakresie docieplania budynku potrzebujemy: projektu budowlanego z rozpisanym obszarem zagospodarowania działki, opisem technicznym obiektu, opisem planowanych działań, obliczeniem parametrów cieplno-wilgotnościowych, projektem wykonawczym ocieplenia.
